Obtenir une subvention peut être difficile. C’est un processus très complexe, on peut même dire que c’est un concours où il faut être le plus près possible des critères d’éligibilité.
Il est courant de ne pas obtenir de subvention lors de la première tentative. Parfois, cela peut même faire partie du processus des financeurs qui « ne donnent pas de subvention lors de la première demande. »
Il est donc important de ne pas se décourager et de persévérer.
Cependant, avant de retenter sa chance, il peut être utile de vérifier que l’on ne perd pas son temps et de réfléchir sur ce qui a pu poser problème lors de la première demande de subvention.
Dans cet article, je vais vous expliquer :
- Quelle méthode appliquer pour retenter sa chance en déposant une nouvelle demande de subvention ?
- Comment trouver le juste équilibre entre "ne pas s'acharner" et "ne pas renoncer" ?
1. Poser un regard critique sur son dossier de demande de subvention
Il me semble important de prendre du recul et d’essayer d’avoir un regard critique sur son dossier de subvention.
Voici comment je réalise un regard critique sur mes dossiers :
- Je prends un papier et je réponds à la question « pourquoi mon dossier n’a pas été retenu ? »
- J’énumère toutes les raisons qui pourraient expliquer pourquoi mon dossier n’a pas été retenu. Cela nécessite de s’éloigner un peu de son propre dossier et de le relire avec un regard frais et objectif.
Pour effectuer cette évaluation critique, je m’interroge concernant 5 aspects du dossier :
1. L’objectif du dossier était il clairement défini ?
Lorsque vous présentez un projet dans le cadre d’une demande de subvention, il doit avoir un ou plusieurs objectifs très clairs et, si possible, très concrets.
Quel était l’objectif de votre projet ?
L’avez-vous expliqué clairement dans votre dossier ?
Est-ce que chaque paragraphe du dossier contribue à démontrer comment vous allez atteindre cet objectif ?
2. Est-ce que mon dossier était rédigé de manière cohérente ?
Les informations et les arguments doivent s’harmoniser pour que le dossier soit logique et convaincant.
Avec du recul, est-ce que chaque partie de votre dossier est cohérente avec le reste ?
Est-ce qu’on lit facilement la manière dont vous avez organisé vos idées ?
Quelqu’un qui ne connaît pas votre projet peut-il le comprendre et le résumer facilement suite à la lecture de votre dossier ? (Vous pouvez même faire le test en donnant votre dossier à lire à quelqu’un qui ne connaît pas votre projet)
3. Est-ce que j’ai apporté la preuve que mon projet était fiable ?
Il ne suffit pas d’écrire « mon projet est le meilleur » ou « mon projet est fiable » pour que votre lecteur vous croie. Lorsque vous argumentez, il faut apporter les preuves de ce que vous démontrez.
Assurez-vous que vous avez bien présenté des preuves que votre projet est pertinent et fiable ?
Par exemple, si vous voulez démontrer que vous avez les compétences pour gérer un budget, avez-vous indiqué vos expériences passées ?
Si vous voulez démontrer que votre spectacle est apprécié : est-ce que avez-vous recueilli des témoignages de professionnels et/ou de spectateurs ?
4. Est-ce que mon dossier comportait des faiblesses ?
Avoir conscience des faiblesses de votre dossier va vous permettre de les transformer en points forts.
Quels sont vos points faibles en tant que porteurs de projets ?
Quels sont les points faibles de votre projet ?
Quels sont les points faibles de votre dossier ?
5. Est-ce que la présentation de mon projet était suffisamment concrète ?
Avez-vous répondu à toutes les questions concrètes que se pose votre interlocuteur.
Votre lecteur se demande « que va-t-il se passer ? » « Où le projet va avoir lieu ? » « Quand va-t-il avoir lieu et avec qui ? » « Comment le projet va-t-il s’organiser ? Comment allez-vous toucher des publics ? » « Pourquoi est-il pertinent de développer ce projet ? »
Ainsi, une astuce pour présenter votre projet de manière concrète est de répondre à l’ensemble de ces questions selon la méthode QQOQCP : Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi.
Evaluez si votre dossier répond à ses questions.
2. Se mettre à la place du financeur pour lire votre dossier à travers une grille de critères
Le financeur a une grille de critères qui lui permet de choisir les projets qu’il souhaite soutenir. En relisant attentivement l’appel à projets ou l’appel à subvention, vous pouvez certainement dresser la liste des critères du financeur.
Etape 1 : imaginer la grille de critères que les financeurs ont dû remplir pour « arbitrer » sur les différentes demandes.
Pour faire cela, il faut bien lire l’appel à projets et de se renseigner sur la politique culturelle de l’organisme que vous sollicitez.
Si le subventionneur a indiqué comme critère de favoriser « la coopération et la mixité des acteurs » > il est probable qu’il attende que votre projet implique plusieurs partenaires (plus de 2).
Si le subventionneur souhaite que le projet ait un « rayonnement départemental » > il vérifiera probablement si votre projet se déroule dans plusieurs villes du département ou s’il attire des publics provenant de l’ensemble du département.
Si le subventionneur a des critères concernant « les publics prioritaires » > il s’attendra probablement à ce que vous touchiez un public jeune (dans le cas d’une Région, par exemple, un public lycée puisque la région gère les lycées) et que vous accordiez également un attention particulière aux personnes défavorisées, aux personnes âgées, aux personnes en situation de handicap ou aux personnes issues de minorités.
Etape 2 : Pour chaque critère, se demander si celui-ci a été :
- validé
- potentiellement validé
- probablement pas validé
- non validé
3. Appeler le financeur pour connaître les raisons pour lesquelles votre dossier n'a pas été retenu
Les deux premières étapes sont importantes mais elles sont influencées par votre propre perception de votre dossier ainsi que par votre compréhension des attentes du financeur.
En effet, votre dossier de subvention a certainement fait l’objet d’un processus d’évaluation et de délibération. Il est possible que les délibérations de la commission soient confidentielles, mais souvent, la personne chargée de l’instruction de votre dossier peut vous fournir des informations sur les raisons de son rejet.
Avant de retenter sa chance, il est fortement recommandé de contacter le financeur pour lui demander des éclaircissements.
Le plus important sera de prendre en compte les commentaires et les critiques constructives formulées lors de l’évaluation de votre demande de subvention.
Parfois, le financeur peut simplement mentionner « qu’il a reçu beaucoup de dossiers. »
C’est une information importante mais qui ne va pas vous aider à savoir si cela vaut la peine de réessayer. Vous pouvez donc lui poser des questions telles que :
« Quelles sont les différences entre les dossiers retenus et les dossiers non retenus ? »
« Quels ont été les critères de sélection pour les dossiers ayant obtenu une subvention parmi tous les autres ? »
L’objectif de cet entretien est vraiment de « comprendre pourquoi votre dossier n’a pas été retenu. »
Lors de mes propres entretiens téléphoniques avec des financeurs, j’ai souvent été surprise de découvrir que des éléments qui me semblaient insignifiants pouvaient rendre mon dossier inéligible. Heureusement, les retours obtenus lors de ces échanges m’ont permis de prendre en compte leurs commentaires et d’améliorer mon dossier lors de ma deuxième tentative.
En conclusion, ne pas s'acharner et ne pas renoncer
Vous l’avez compris, avant de retenter votre chance, il est essentiel d’analyser ce qui s’est passé en portant un regard critique sur votre dossier, en sollicitant l’avis d’un proche et en contactant le financeur.
Lors de cette dernière étape, il est possible que vous obteniez des éléments concrets à modifier dans votre dossier afin de retenter votre chance.
> Dans ce cas, ne renoncez pas, saisissez l’opportunité de faire les ajustements nécessaires !
Mais, à l’inverse, il est également possible que vous découvriez que votre projet ne correspond pas du tout aux attentes du financeur.
> Et, dans ce cas, je vous conseille de ne pas vous acharner et de ne pas insister dans une voie qui ne semble pas être compatible avec les critères du financeurs.
Ne pas renoncer ne signifie pas forcément persister dans une direction qui n’est pas fructueuse, mais plutôt être ouvert à d’autres possibilités et continuer à rechercher des financements qui correspondent à vos objectifs.
Photo : Andrea Piacquadio et Antoni Shkraba
Dernière mise à jour : 9 mai
Combien d’entre vous ont déjà raté une subvention en raison de problèmes de calendrier ?
Avez-vous déjà manqué le dépôt d’une subvention parce que votre projet n’était pas prêt à temps ?
Pour déposer une subvention dans de bonnes conditions, il est souvent nécessaire de synchroniser plusieurs calendriers :
Dans cet article, je vais vous expliquer :
- Pourquoi il est difficile de faire coïncider le calendrier de notre projet avec le calendrier des subventions ?
- Comment planifier votre projet pour déposer des dossiers de demande de subvention dans les temps ?
1. De quelle manière les critères des subventions impactent-ils le calendrier de notre projet ?
Prenons l’exemple concret de l’aide à la création dans le domaine du spectacle vivant de la Région Ile de France.
Pour être éligible à cette subvention, il faut remplir les critères suivants :
- Le projet de création doit justifier de partenariats en nature, en industrie et en numéraire d’au moins un lieu ou opérateur francilien. - Le projet de création doit justifier au minimum de deux coproducteurs financiers avérés (sociétés civiles, collectivités territoriales, Etat ou lieux), dont un coproducteur francilien. - Le projet de création doit justifier d’un volume minimum de dates de diffusion en Ile-de-France, dans la limite de deux saisons à partir de la date de création, et dans le cadre de contrats de cession ou de contrats d’engagement direct par la structure de diffusion, soit : • Danse : 4 représentations dont 2 en Ile-de-France • Théâtre : 8 représentations en Ile-de-France dans au moins 2 lieux différents • Marionnette, conte, art du geste, cirque : 4 représentations en Ile-de-France dans au moins 2 lieux différents • Opéra : 2 représentations en Ile-de-France • Musiques : 5 représentations dont 2 en Ile-de-France • Arts de la rue et cirque sous chapiteau : 4 représentations dont 1 en Ile-de-France • Jeune public : 10 représentations en Ile-de-France dans au moins 2 lieux différents |
Ainsi, le dépôt du dossier ne doit pas intervenir :
> trop tôt > car vous aurez besoin de ressembler un certain nombre de partenaires en amont, notamment des coproducteurs et des pré-acheteurs.
> trop tard > car les subventionneurs ne soutiendront que les projets qui débutent après la date de commission.
Ce calendrier s’applique également à de nombreuses subventions et aides aux projets.
Ainsi, vous l’aurez compris, il est crucial que le calendrier de votre projet soit en adéquation avec le calendrier de dépôt des subventions. Cependant, cela peut parfois poser des difficultés.
2. Quel est moment idéal de mon projet pour déposer un dossier de subvention ?
On peut noter 4 phases dans la vie d’un projet :
Cadrage
Conception
Réalisation
Clôture
Dans le cadre d’une création de spectacle, les 4 phases peuvent correspondre à :
1. L’idée / 2. La recherche de partenaires et de producteur / 3. Les répétitions et la date de création / 4. La tournée.
La recherche de subvention doit se faire dans la phase 2 du projet : la phase de conception.
Si vous faites une demande de subvention lors de la phase 1 (cadrage.) C’est trop tôt !
Lors de la phase de cadrage, vous êtes encore entrain de définir votre projet. Vous n’avez aucune idée du volume du projet, ni des dates auxquels il se déroulera. Vous n’avez pas encore pris contact avec des partenaires. Si vous déposez un dossier lors de cette phase, les subventionneurs vont probablement considérer que votre projet n’est pas encore assez concret. Si vous avez peu de partenaires pour réaliser votre projet, vous risquez de manquer de crédibilité.
Malgré tout, vous pouvez commencer dès la phase 1 à prendre des renseignements pour connaître les subventions susceptibles de correspondre à votre projet et les dates de dépôt. Cela influera peut-être la phase de conception.
Si vous faites une demande de subvention lors de la phase 3 ou 4 (réalisation ou clôture.) C’est trop tard !
En effet, dans la majorité des cas, les subventionneurs demandent que le projet ne soit pas commencé avant la date de commission d’attribution de la subvention. Il faut donc déposer son dossier de demande avant le début du projet.
En revanche, si vous en êtes à la phase 2 (conception) ; alors c’est le bon moment pour faire des demandes de subvention !
Dans la phase de conception, vous allez vraiment commencer à affiner votre projet. Vous allez définir dans le détail ce qui doit être fait, comment et avec quels moyens humains.
C’est une phase où vous allez commencer à définir le budget. Vous allez même contacter quelques partenaires susceptibles d’être à vos côtés.
Alors, c’est la phase parfaite pour déposer un dossier de subvention !
3. Qu’est-ce qui « coince » ?
Aujourd’hui, en observant les nombreux projets que j’accompagne, je constate régulièrement que les calendriers sont difficiles (parfois impossibles) à tenir, pour deux raisons principales :
1. Première raison à ce problème : un manque d’information sur les subventions
Si vous découvrez la subvention et ses critères quelques jours avant sa date limite, il sera très difficile de tenir les délais.
Ce manque d’information peut être dû :
à une veille insuffisante > si vous ne faites pas une veille efficace pour vous informer sur les subventions alors vous prenez le risque de passer à côté des dates limites (cf., un prochain article sur une veille efficace)
à une publication tardive des informations par les financeurs > ces derniers mois, j’ai pu observer que de nombreux subventionneurs publient les critères de la subvention moins d’un mois avant la date limite. Les délais deviennent donc très court.
Les conséquences de ce problème sont que les personnes habituées peuvent anticiper et respecter les délais, alors que les autres doivent s’adapter ou renoncer.
2. Deuxième raison à ce problème : la difficulté à monter des projets
Si votre projet est encore à un stade préliminaire ou si vous n’avez pas rassemblé suffisamment de partenaires, vous risquez de ne pas répondre aux critères d’éligibilité du subventionneur.
Il est souvent difficile de construire le projet suffisamment tôt pour le dossier de subvention en raison :
du temps nécessaire pour construire des partenariats > L’exemple ci-dessus de l’aide à la création dans le domaine du spectacle vivant de la Région Ile de France est assez parlant : aujourd’hui, combien de temps faut-il pour trouver des partenaires à un spectacle ou un projet ?
Les délais de réponses des diffuseurs, les difficultés à trouver des coproducteurs ou des pré-acheteurs rendent les montages de projet de plus en plus complexes.
4. Quel est le calendrier des subventionneurs ?
Pour mieux comprendre les délais de dépôt de subvention, il faut étudier la manière les subventionneurs s’organisent. On peut observer deux types d’organisation :
1. Les subventionneurs qui fonctionnent en commission
Pour ceux qui fonctionnent en commission, il y a généralement plusieurs appels à projets par an.
Par exemple, la Spedidam a en moyenne 7 commissions par an. Tandis que le Centre National de la Musique a en moyenne 5 commissions par an pour son aide à la création. Les Régions comme l’Etat peuvent avoir entre 2 et 4 commissions par an pour certains dispositifs.
2. Les subventionneurs qui attribuent des subventions au rythme de leur exercice budgétaire.
Un grand nombre de collectivités locales (mairie, intercommunalité, département) attribuent leurs subventions en fonction du rythme de leurs exercices budgétaires.
Un schéma vous permettra d’y voir plus clair :
Ainsi pour pouvoir faire leur pré-maquette budgétaire, ces collectivités lancent les campagnes de dépôts entre septembre et décembre : C’est la saison des subventions !
Et nous avons la réponse pour cette subvention à la suite du vote du budget entre le 15 avril et le 30 juin : c’est la période d’attribution des subventions !
5. Alors, quelle est la bonne méthode pour faire coïncider nos projets avec les dépôts de subventions ?
Pour faire coïncider vos projets avec les dépôts de subventions, je vous conseille la méthode suivante :
Étape 1 : Faire un planning de votre projet en identifiant à quelle période tombe la phase de conception.
L’objectif est de valider la durée de votre phase de conception et de noter quelle est la date idéale pour lancer le projet ? (Pour les projets artistiques, cela revient à vous demander : quelle est la date de création du spectacle ?)
Étape 2 : Réaliser une liste de subventions qui pourraient correspondre à votre projet
Lors de cette liste, il conviendra de noter les critères mais aussi les dates de dépôts.
Étape 3 : Avec un calendrier sous les yeux, posez-vous la question suivante : est-ce que la phase de conception de mon projet correspond aux dates de dépôts des dossiers ?
Si oui, alors il ne vous reste plus qu’à vérifier que vous remplissez les critères d’éligibilité. Si non, alors, vous pouvez réfléchir -dans la mesure du possible- à décaler votre projet pour le faire correspondre aux calendriers des subventions.
En conclusion
Réussir la rencontre entre le calendrier de votre projet et le calendrier du subventionneur n’est pas une chose aisée ! La solution tient en deux mots : s’informer et anticiper !
a. S’informer : avoir une veille régulière pour être plus agile et récolter des informations sur les subventions en amont.
b. Anticiper : entre la phase de cadrage et la phase conception du projet, il sera pertinent de faire un retroplanning qui prend en compte les dossiers de subvention à déposer.
Photo : Andrea Piacquadio / Illustrations : Anne Souty
Dernière mise à jour : 10 janv.
Le 16 décembre 2916, les 3 premiers décrets du Fonds national pour l'emploi pérenne dans le spectacle (FONPEPS) ont été publiés.
Ainsi, on en sait un peu plus sur les 3 premières mesures du fonds. Les 6 autres suivront en début d’année 2017.
Voici les 9 mesures que propose le FONPEPS :
1 / Aide à l’embauche du premier salarié en CDI
Aide à l’embauche d’un premier CDI pour une entreprise du spectacle. (4 000 € par an pendant 2 ans)
2 / Prime à l’embauche en CDI de salariés en spectacle
Prime versée aux entreprises du spectacles pour toute embauche en CDI d’un bénéficiaire des annexes VIII et X dont le salaire est inférieur à 3 SMIC. (10 000 € la première année, 8 000 € la deuxième, 6 000 €, la troisième et 4 000 € la dernière)
3 / Aide à la durée des contrats
Aide à l’embauche d’artistes ou techniciens en CDD de longue durée dont le salaire est inférieur à 3 SMIC dans les entreprises du spectacle de moins de 100 équivalents temps plein. (500 € pour un contrat de 2 mois, 1 800 € pour un contrat de 6 mois et 4 000 € pour un an)
4 / Aide à l’insertion sur le marché du travail des jeunes artistes diplômés
Aide à l’embauche d’artistes pour un CDD d’au moins 4 mois dont le diplôme d’un établissement d’enseignement supérieur date de moins de 3 ans. (1 000 € par mois)
5 / Aide à la garde d’enfant d’artistes et techniciens intermittents
Ce dispositif accompagne le retour vers l’emploi des salariés du secteur après un congé maternité/paternité ou d’adoption, grâce à une aide à la garde d’enfants. (Aides jusqu’au 12 mois de l’enfant sous réserve d'avoir un contrat de travail et de ne pas bénéficier des aides de la CAF)
6 / Fonds assurantiel pour les groupements d’entreprises de la culture
Ce fonds vise à assurer le maintien des emplois et à garantir les salaires dans les groupements d’entreprises de la culture et de la communication, en cas de défaillance de l’une des entreprises et dans l’attente d’une nouvelle adhésion, pendant six mois.
7 / Dispositifs de soutien à l’emploi dans les secteurs fragiles cafés-cultures
Aide pour les artistes dans les bars / cafés / lieux ou salles de spectacles non professionnels jusqu’à 200 places. (Aide à postériori proportionnelle au salaire)
8 / Dispositifs de soutien à l’emploi dans les secteurs fragiles petits lieux de diffusion de musique / théâtre / danse
Aide pour l’emploi direct d’artistes dans des petits lieux de musique jusqu’à 300 places et les salles de théâtre et de danse jusqu’à 100 places. (Aide via le CNV)
9 / Dispositifs de soutien à l’emploi dans les secteurs fragiles éditions phonographiques
Aide pour l’emploi direct d’artistes pour des séances d’enregistrement en vue de la production d’un album. (Aide sous conditions via le CNV)
Anne Souty
